Tafelmanagement

Die Tafeln sammeln Lebensmittelspenden, sortieren diese und geben sie, kostenlos oder gegen einen geringen Unkostenbeitrag an bedürftige Personen weiter. Durch eine steigende Anzahl Bedürftiger und eine begrenzte Menge an Lebensmittelspenden kommt es bei der Tafel zu Drängeleien und Unruhe. Um für Kunden und ehrenamtliche Helfer der Tafel diesen Stress zu reduzieren und die Daten der Kunden zu erfassen, wurde ein EDV-Programm von der Firma nord-IT-systeme GmbH in Zusammenarbeit mit der Emder Tafel entwickelt. Das Tafel-Programm unterstützt die Verwaltung der Kundendaten, die Lenkung des Kundenstroms und die Abrechnung des Unkostenbeitrags. Die Verwaltung der Kundendaten ermöglicht es, die Bedürftigkeit zu erfassen, dem Betrug vorzubeugen und damit eine gerechte Verteilung der Lebensmittel zu gewährleisten. Durch die Einteilung der Kunden in Gruppen, die Erstellung von Zeitplänen und die Eingangskontrolle mittels einer Kundenkarte, die am Eingang gescannt wird, wird der Kundenstrom gelenkt und gleichmäßig über die Ausgabezeit verteilt. Außerdem ermöglicht es Zeitgruppen anzulegen, die besonderen Kundengruppen vorbehalten sind, wie z.B. Rentnern oder sensiblen Kunden.

Kunden verwalten

Der Kundenandrang wird durch die Kundenkarte reguliert, indem diese die aktiven Kunden in kontrollierbare Zeitpläne einteilt. Kunden, die über einen definierten Zeitraum nicht mehr zum Einkaufen erschienen sind (Bsp. Umzug), werden automatisch deaktiviert. Somit steht der Platz in der Terminplanung automatisch für neue Kunden zur Verfügung.

• Kundenstamm pflegen
• Erfassen der Bescheide (Nachweis über die Berechtigung zum Einkauf)
• Überwachung der gültigen Bescheide
• Überwachen der Schulden bei einem Bezahlsystem (Beitrag zum Einkauf)
• Verwaltung der Kundenkarten, Verluste, Rückgaben, Neuausgaben
• Umfang der Leistungen festlegen (Bsp. nach Personen im Haushalt)
• Datenschutzerklärungen erstellen und verwalten

Kundenstrom lenken

Durch den kontrollierten Einlass der Kunden kommt es nicht mehr zu Gedränge während der Einkaufszeiten. Dabei können die Gruppen oder Tage gleichmäßig geplant oder auch, je nach verfügbarerer Kapazität, Tage mit mehr oder weniger Kunden geplant werden. Bereits im Eingang kann der Kunde über falsche Besuchszeiten oder ablaufende Bescheide informiert werden. Durch die Einlasskontrolle wird die eigentliche Lebensmittelausgabe entlastet. Auch sind unberechtigte Doppeleinkäufe nicht mehr möglich.

• Ausgabe von leicht verständlichen, persönlichen Terminplänen
• Individuelle, persönliche Kundenkarte mit Ihrem Logo
• Aktive Kontrolle im Einlassbereich
• Aktive Hinweise zu abgewiesenen Einlässen (Kunde wird an das Büro verwiesen)
• Zusätzliche Verwendung von Tageskarten oder Ersteinlass
• Fallbezogene Entscheidungen sind weiterhin unkompliziert möglich

Kostenbeiträge kassieren

Das Registrieren der Kundenzahlungen und Kontrollieren der Zahlungsrückstände.

• Individuelle Preisgestaltung (Pauschale pro Besuch, Abhängig von der Anzahl der im Haushalt lebenden Menschen)
• Verwaltung von Zahlungsrückständen
• Limitierung von Zahlungsrückständen
• Verwendung einer PC-Kasse nach GOB 2017
• BON-Drucker möglich
• Scannen der Kundenkarte (dadurch schnelle Zahlungsabwicklung)
• Wahlweise Dokumentation für statistische Zwecke von Artikeln- oder Warengruppen